Systemlösung für Abonnementverwaltung und Schülerverkehr

Seit mehr als 25 Jahren bieten wir Behörden und Verkehrsunternehmen mit unserem System ein durchgängiges Konzept zur Verwaltung, zum Verkauf und zum Controlling des antragsgebundenen Fahrausweisverkaufs für Privat- und Firmenkunden sowie den regionalen Schülerverkehr an. 
Von Birgit Lepke-Köllmer, Verkehrsautomatisierung Berlin

Gemeinsam mit unseren Kunden ist das System stetig gewachsen, wurde entsprechend sich verändernder inhaltlicher und technischer Anforderungen weiterentwickelt und wird auch in Zukunft ein wichtiger Bestandteil unseres Firmenportfolios sein. 

Historie
Am Anfang stand der Wunsch eines Kunden nach „ein paar Listen für Schüler“ und daraus entstand die erste Version von ABO-VU, eine Anwendung zur Verwaltung und Abrechnung der Schülerbeförderung für regionale Verkehrsunternehmen, welche 1993 zum ersten Mal produktiv eingesetzt wurde. 
Auf diese Lösung für Verkehrsunternehmen wurden auch mehrere Landkreise aufmerksam und es folgte ein System für den antragsgebundenen Schülerverkehr in Behörden und Ämtern (ABO-B) sowie die Entwicklung einer entsprechenden Schnittstelle zum Austausch der Schülerdaten zwischen den beiden Systemen (ABO-Interface).

Gegenwart
Mit ABO-B steht ein System zur Verfügung, mit dem Anträge auf Schülerbeförderung (ÖPNV, freigestellter Schülerverkehr, Erstattungen) verwaltet und im Einzel- oder Sammelverfahren automatisch auf Basis beliebig selbst zu erstellender Word-Vorlagen beschieden werden können. Schnittstellen für die Ermittlung des Schulwegs und möglicher ÖPNV-Fahrten unterstützen dabei die Entscheidung hinsichtlich der Bewilligung des Antrages. Bei Erhebung von Eigenanteilen der Schüler ist die Bereitstellung der Sollstellungen für die Finanzabteilung sowie die Kontrolle der Zahlung als Freigabe der Bestellung der Beförderung bei den Verkehrsunter-nehmen ebenso möglich wie die Überweisung von Erstattungsbeträgen. Alle Dokumente der Schülerakte einschließlich E-Mails können in einem gesicherten Bereich gespeichert oder an ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) übergeben werden. Weitere Funktionen zu Aufhebungen, Widersprüchen und Erinnerungen für die Bearbeiter sowie zahlreiche Auswertungen und Statistiken gehören ebenso zum Systemumfang wie auch ein Modul, mit dem die Beantragung und die Prüfung der Anträge durch die Schulen online erfolgen kann.

Mit ABO-VU steht ein System zur Verfügung, mit dem in Verkehrsunternehmen Einzel- und Firmenkundenabonnements sowie alle Prozesse rund um den Schülerverkehr verwaltet werden. Die Basis dafür bildet der jeweilige relevante Tarif; Tarifdatenbanken von Verbünden werden dabei direkt genutzt. Verschiedene Formen von Fahrausweisen (Papier- und Plastikkarten, eTickets) und Kundenbriefen, Zahlungsformen (Barzahlung, Bankeinzug, Rechnung) im Einzel- oder Sammelverfahren sowie die Gültigkeiten der Abonnements können miteinander kombiniert werden. Für den Bankeinzug der Abonnements wird eine SEPA-Bankdatei erzeugt, welche direkt über die jeweilige Hausbank verarbeitet werden kann. Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung und für die Einnahmeaufteilung/Verkaufsstatistik sowie zahlreiche Auswertungen und Statistiken gehören ebenso zum Systemumfang wie auch die Verwaltung von Kundenschreiben auf Basis von Word- und E-Mail-Vorlagen. Für die Kunden der Verkehrsunternehmen ist über ein Online-Verfahren die Beantragung und Verwaltung ihrer Verträge einschließlich notwendiger Änderungen (z. B. an Adresse oder Bankverbindung) möglich.

Mit der KAPRION Technologies GmbH als Partner hat VAB eine Erweiterung des bestehenden ABO-VU-Systems um das Modul eTicket zum System eABO-VU vorangetrieben, welches es für den Umgang mit elektronischen Tickets (Standard VDV) komplementiert. Das Modul „KVP-System“ unseres Partners ermöglicht dabei einen universellen Datenaustausch mit verschiedenen Rollensystemen und es übernimmt auch die Kommunikation mit Personalisierungsgeräten, welche zum Bedrucken der Nutzermedien und/oder zur initialen Ausgabe von Applikation und Berechtigungen eingesetzt werden. 

Zum Beginn des Schuljahres 2020/21 konnten die regionalen Verkehrsunternehmen (RVUs) RVSOE, RBO und VGH im Verkehrsverbund Oberelbe (VVO) und die Verkehrsunternehmen KVG, GVB und OSW im Zweckverband Verkehrsverbund Oberlausitz-Niederschlesien (ZVON) die Fahrkarten als eTicket statt der bisherigen Papierwertmarke im Bereich Schülerverkehr ausgeben und im Jahr 2021 erfolgte schrittweise über mehrere Monate die Umstellung der Einzel- und Firmenkunden bei den RVUs.

Ausblick
Aktuell erfolgt die Umsetzung des Aktionsmanagements in eABO-VU für die Anwendung im VVO/ZVON und die Anpassung des Online-Verfahrens (inkl. Kundenportal) auf die neuen Gegebenheiten, wie u. a. das Bildungsticket im Bundesland Sachsen. 

Den Bereich der Online-Angebote werden wir ebenso funktionell weiterentwickeln wie auch Themen im Hinblick auf flexible Abonnements in ABO-VU. Online-Verfahren werden auch für ABO-B ein wesentlicher Schwerpunkt in den kommenden Monaten sein. Viele unserer Anwender möchten kurzfristig diese Systemerweiterung in ihren Landkreisen anbieten. Daneben werden wir gemeinsam mit einem weiteren Partner ein Projekt zur Planungs- und Prozessoptimierung für die Bearbeitung von ressortübergreifenden Aufgaben im Themenfeld Schulverkehr umsetzen.