Online-Verfahren für den antragsgebundenen Schülerverkehr

Das innovative ABO-B Online-Verfahren ist die vollständige digitale Lösung des antragsgebundenen Schülerverkehrs. Alle Prozesse von der Antragstellung bis zur Bescheidausgabe werden komplett digital abgebildet. Das flexible Verfahren kann sowohl für den ÖPNV, für den Freigestellten Schülerverkehr als auch für Erstattungsanträge sowie in Kombination aller Antragsverfahren genutzt werden. Von Kerstin Furchner-Kaltofen

Bisher konventionelle Wege zur Schule, zur Behörde oder auch zum Verkehrsunternehmen entfallen. Schüler und Antragsteller haben 24/7 die Möglichkeit online ihre Anträge zu stellen oder ihre Bescheide einzusehen. Das mehrstufige Verfahren kann in seiner Ausprägung variieren. Das Online-Verfahren kann als reine, digitale Antragstellung genutzt werden. Es ist aber auch möglich, das Verfahren bis hin zu einem Schülerportal, je nach Bedürfnis der Anwender, auszubauen.

Das Kernsystem ABO-B ist nicht zwingend eine Voraussetzung, bildet aber, wenn vorhanden, die perfekte Grundlage für Stammdaten, die im Online-Verfahren benötigt werden. So werden beispielsweise Schulen, Klassenstufen, Adressdaten, Haltestellen und weitere Basisinformationen direkt aus ABO-B für das Online-Verfahren zur Verfügung gestellt. Antragsteller können dadurch mit nur wenigen Mausklicks fehlerfrei Anträge generieren. ABO-B und das Online-Verfahren arbeiten in Echtzeit miteinander. Das heißt, sobald ein neuer Antrag generiert und über ein Standard E-Mail Verifizierungsverfahren im Hintergrundsystem hinterlegt wurde, ist dieser bereits für die betreffende Schule und den Landkreis im Fachverfahren sichtbar. Im Regelfall bestätigt die Schule den, im Online-Verfahren angegebenen, Schulbesuch und gibt somit die Weiterverarbeitung des Antrags im Kernsystem ABO-B frei. Die Bearbeiter in der Schülerbeförderung können anschließend den Antrag in ihr Hintergrundsystem übernehmen und den Antrag bis zur Bescheidausgabe weiter bearbeiten. Dabei wäre eine Weiterverarbeitung auch ohne Schulbestätigung möglich, damit bei jedweden Problemen, das Fachverfahren nicht dauerhaft blockiert ist. Bei Rückfragen zum Antrag können diese aus dem System heraus einfach und schnell per E-Mail mit dem Antragsteller/Schüler geklärt werden.

Die Schulen, die an dem Online-Verfahren teilnehmen, haben einen eigenen Zugang zu einem Schulportal. Die Anzahl der Schüler, die in den Unterrichtspausen oder nach der Schule einen Schulstempel und Unterschrift für die Anträge zur Schülerbeförderung einholen wollen, werden absehbar reduziert. Schulen werden dadurch in die Lage versetzt, gesammelt, online Auskunft zu den Schülern abgeben zu können, die angeben sie zu besuchen. Es obliegt Ihnen, wann und in welchem Rhythmus sie diese Aufgabe erledigen. Dadurch werden Prozesse gebündelt und langfristig Ressourcen gespart.

Über das Schülerportal gehen sämtliche Abläufe für alle Beteiligten durch einen anwenderspezifischem Login, einem klarem Nutzermanagement sowie umfangreichen Filter- und Sortierfunktionen Hand in Hand. Dieses optionale Portal rundet das gesamte Fachverfahren ab. Schüler, Antragsteller, Bearbeiter/innen der Schülerbeförderung müssen nicht mehr auf eine Rückmeldung warten oder zum Telefon greifen, sondern können einfach Ihren Antragstatus online abfragen. Im Portal gibt es darüber hinaus Möglichkeiten, Einsicht in aktuelle Anträge sowie Bescheide vorzunehmen, eigene Stammdaten zu ändern oder auch Folgeanträge zu stellen. Beim Ändern von Antragsdaten werden Daten unterschieden, die entweder keine Auswirkung auf die Beförderungsrelevanz haben oder ggfls. zu einer Änderung der aktiven Beförderung führen. Jedwede Änderungsanforderung wird on demand an das Hintergrundsystem übertragen und muss dort auch durch eine/n Mitarbeiter/in der Schülerbeförderung im System ABO-B entsprechend übernommen werden. Der Datenabruf im Portal erfolgt ebenfalls in Echtzeit, sodass nach übernommener Änderung diese auch im Online-Portal sichtbar ist.

Das Online-Verfahren und auch das Schülerportal sind in Ihrer Standardausprägung für eine Vielzahl von Anwendungsfällen vorbereitet, können aber auch im Rahmen einer Projektumsetzung oder im Nachgang, bei notwendigen Änderungen entsprechend der jeweils geltenden Satzung der Schülerbeförderung und auf Basis der Bedürfnisse, der Fachabteilungen angepasst und erweitert werden.

Ausblick

Mittlerweile haben schon einige ABO-B Bestandanwender ihre Systemlösung um das Online-Verfahren ergänzt. Weitere folgen aktuell. So werden die Landkreise Potsdam-Mittelmark, Dahme-Spreewald und der Verkehrsverbund Mittelsachsen noch in diesem Frühjahr die Systemerweiterung produktiv einführen.